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Donnerstag, 28. August 2014

Farbkodierungen in Listen

Manchmal ist es hilfreich, wenn bestimmte Informationen durch farbigen Text oder auch ein Symbol kenntlich gemacht werden. Hier einige Beispiele:

Hot Job Indikator

Hier sieht man durch die eingeblendete Grafik sofort den "Hot Job":

Fortschrittsbalken

In diesem Beispiel wird der Projektfortschritt [% Completed] als Balken auf unterschiedliche Weise dargestellt. Das Prinzip beruht hier auf der Darstellung einer HTML-Tabelle (1 Zeile, 1 Spalte) mit Rahmen und Füllfarbe. Die ausführliche Anleitung dazu wird in diesem Prezi-Tutorial beschrieben.



Einfaches Symbol

Dieses Beispiel verwendet einen grünen Punkt, um anzuzeigen, dass der Eintrag einen Kommentar enthält. Kommentare sind in diesem Beispiel mehrzeilig und sollen bei der Übersicht der Einträge nicht direkt angezeigt werden, da die Tabelle dann schwer lesbar wird..



Das oben genannte Beispiel wird in diesem Prezi-Tutorial beschrieben.

Funktionsweise:
In ein berechnetes Feld wird der gewünschte HTML-Code geschrieben.
Ein Javascript (s.a. PathtoSharepoint) wandelt HTML um und stellt es richtig dar..

Donnerstag, 21. August 2014

Quartale aus einem Datumsfeld berechnen

Manchmal ist es notwendig, bestimmte Daten quartalsweise anzuzeigen.
In diesem Prezi-Tutorial wird gezeigt, wie man das Quartal bei Start- und Enddatum eines Ereignisses berechnet.
Um die Berechnung einfach zu halten, werden 4 Felder für Q1 - Q4 angelegt und der jeweilige Wert reingeschrieben. Dadurch ist es leichter abzubilden, wenn ein Ereignis über mehr als 1 Quartal geht.
Wie man die 4 Quartale benutzerfreundlich darstellt, ist in diesem Blogbeitrag beschrieben.


Freitag, 15. August 2014

How to stop inheriting permissions

By default permissions are inherited when a new object (sub-Sharepoint, list, library,...) is created.
Sometimes it is neccessary to stop inheriting the permissions and set individual permissions.
This Prezi-Tutorial describes how to stop inheriting permissions, create new user groups and give permissions only to those groups.

Mittwoch, 13. August 2014

Easy Tabs - Mit Registerkarten die Ansichten von Listen benutzerfreundlicher und Platz sparender gestalten


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Hat man von einer Dokumentenbibliothek mehrere Ansichten, die man auf einer Seite darstellen möchte, kann es leicht zu Problemen mit dem Platz auf der Seite kommen.
Sind es zu viele Ansichten, die untereinander stehen, muss der Anwender nach unten scrollen. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch wenig benutzerfreundlich.
Mit einem kleinen Javascript kann man die Ansichten ähnlich Registerkarten darstellen.
Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Es wird weniger Platz für die Darstellung benötigt
  • Der Anwender muss unter Umständen gar nicht mehr nach unten scrollen
  • Alle Kategorien (Tabulatoren) sofort im Blick
  • Einfache Installation ohne Programmierung
Wie es geht ist in diesem Prezi-Tutorial beschrieben.

SharePoint Lektion #7: Easy Tabs - Registerkarten in der Anzeige from Peter Heffner

Wie man die Quartale in dem oben genannten Beispiel berechnet, ist in diesem Blogpost beschrieben.

Sonntag, 10. August 2014

Eigene Berechtigungen vergeben

Erstellt man in einem Sharepoint Objekte wie Listen, Bibliotheken, Kalender u.ä. werden die Berechtigungen des Sharepoint übernommen. D.h. die Berechtigungen werden an das erstellte Objekt vererbt.
Das ist sehr praktisch, da man sich nicht jedesmal um die Zugriff kümmern muss.
Oft kommt es aber vor, dass man einen Unter-Sharepoint angelegt hat oder eine spezielle Dokumentenbibliothek und möchte dafür ganz anderem Gruppen Zugriff gewähren.

Die voreingestellte Vererbung der Berechtigungen soll also aufgehoben und eigene Berechtigungen vergeben werden.
Am Beispiel eines Sharepoint mit Unter-Sharepoint wird die Vorgehensweise in dieser Präsentation [Prezi] erläutert.

Mittwoch, 6. August 2014

12 reasons folders in SharePoint are a bad idea

1. Usability. Nested folder structure is only known to the person who created it. Also, too many sub-folders tend to “hide” things.
2. URL length limitation. SharePoint adds all folder and sub-folder names to URL. Overall URL length is limited to around 260 characters. You are out of luck if you create too many sub-folders.
3. File URL. Moving file from one folder... [read more]



Mehrsprachige Ankündigungen/News/Announcements mithilfe von Inhaltstypen verwalten

Aufgabe war es die Ankündigungen (Announcements) auf unterschiedlichen Länderseiten in der jeweiligen Landessprache anzuzeigen.
Vorgabe war, dass es neben der lokalen Nachricht immer eine englische Version geben muss, damit eine gemeinsame Basis für weitere Übersetzungen vorhanden ist. Mithilfe von Inhaltstypen werden die lokalen Nachrichten (+ Englisch) erstellt.


Für jede Sprache gibt es eigene Ansichten (Views), damit auf der jeweiligen Seite auch nur die Nachrichten in Landessprache angezeigt werden:

Beispiel: Ansicht mit den Spalten für japanische Inhalte

Beispiel: Ansicht mit den Spalten für chinesische Inhalte
Der Vorteil liegt in der einfachen Handhabung:
  • Nur 1 Datensatz für alle Sprachen
  • Weitere Sprachversionen können im nachhinein leicht ergänzt werden
  • Bei Bedarf können weitere Sprachen hinzugefügt werden
  • Der Anwender bekommt durch die individuellen Inhaltstypen immer die richtigen Felder zum Ausfüllen angezeigt.


Hier ist der Link für das interaktive Prezi-Tutorial.

Montag, 4. August 2014

Die Verwendung von Site Columns


"Site Columns" sind Spaltendefinitionen oder Vorlagen, die mehreren Listen in unterschiedlichen Sites zugewiesen werden können.
Beispiel: 
Man benötigt im Unternehmen bei unterschiedlichen Listen immer mal wieder eine Spalte mit Ländernamen zur Auswahl.
Damit man diese Spalte nicht jedesmal erstellen und die Länder eintragen muss, definiert man dieses Auswahlfeld einmalig für die Site und kann Sie immer wieder verwenden.
Sehr nützlich sind die Site Columns für den Aufbau einer Taxonomie im Unternehmen, da überall die gleichen Bezeichnungen verwendet werden.

Hier wird gezeigt, wie man eine "Site Column" anlegt.(Prezi)